Docenianie systemów ERP z każdym rokiem wzrasta. Rośnie również świadomość przedsiębiorców dotycząca roli, jaką odgrywa w ich firmie zastosowanie nowoczesnego oprogramowania w usprawnianiu pracy i całej organizacji. Pomimo tego, nadal wciąż wiele osób uważa, że samo wdrożenie oprogramowania, dzięki któremu będziemy mogli w przyszłości uskutecznić zarządzanie procesami za pomocą ERP, oceniane jest jako bardzo skomplikowane, przez co w wielu przypadkach przekłada się to również na niską efektywność. Przeprowadzone badania udowodniły, że ok. 70% firm sądzi, że otwarty system ERP w pełni ich satysfakcjonuje i spełnia ich oczekiwania. Jednak ok. 30% pozostałych osób uważa, że sam proces wdrożenia tego systemu był stosunkowo trudny i skomplikowany.
Odpowiednia kontrola kosztów i klasyfikacja produktów, zarządzanie łańcuchem dostaw wręcz wskazuje na skorzystanie z systemu ERP. Dokonując wyboru właściwego dla naszej firmy i branży, w jakiej działa – systemu ERP lub całego pakietu oprogramowania oraz planując proces wdrożeniowy, właściciele i kierownicy danej firmy powinni skoncentrować się na określonych celach, oraz obiektywnych informacjach, a nie tylko na subiektywnych odczuciach i opiniach przeczytanych w internecie, które mogą mieć niewiele wspólnego z rzeczywistością, a tym bardziej z prawdą. Dlatego należy uprzednio ocenić, czy wprowadzenie systemu ERP nastąpi w odpowiednim momencie dla rozwoju naszej firmy i czy jesteśmy właściwie przygotowani na zmiany, jakie się z tym wiążą. Przed wybraniem i rozpoczęciem procesu wdrożenia systemu ERP, warto zapoznać się z tymi kwestiami:
Powody wdrożenia systemu ERP
Przed zdecydowaniem się na wdrożenie systemu ERP, co warto zaznaczyć na początku, że nie należy do łatwych decyzji, ponieważ może wiązać się to nie tylko z dość dużą inwestycją, ale również z innymi skutkami dla firmy, trzeba przede wszystkim mieć ogromną wiedzę na temat danego przedsiębiorstwa, oraz w pełni rozumieć wszystkie procesy, jakie w nim zachodzą.
Odpowiedzią na powyższe pytanie może być kilka cech , które wyróżniają system ERP, ale dają konkretne rozwiązania problemów. Pierwszym jest automatyzacja procesów przedsiębiorstwa. Przy odpowiednim zaplanowaniu produkcji oraz ustawienia odpowiedniego harmonogramu produkcji automatyzacja jest na każdym etapie. Ogranicza to czas wykonywania prac, minimalizuje odpady, zmniejsza koszty produkcji.
Drugą odpowiedzią na pytanie może być wiedza! Obejmując całą produkcję posiadamy wgląd we wszystkie dane oraz wyniki naszej pracy. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym to kluczowa informacja w podejmowaniu decyzji, od których zależy przyszłość naszej firmy.
Realne koszty wytwarzania, rozliczenie produkcji, rozlicznie kosztów materiałowych to wszystko ma również duży wpływ na podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu ERP.
Wymagania
Jeżeli stanie się zrozumiałe, że największym celem dla firmy jest planowanie zasobów, to na początku należy określić, jaki model działania będzie najbardziej odpowiedni i następnie traktować go jako punkt docelowy w wyborze systemu ERP.
Kierownictwo posiada jedną z najważniejszych ról w całym procesie decyzyjny, ponieważ ma za zadanie określić i opisać wszelkie wymagania, jakie muszą być spełnione, aby poziom efektywności systemu ERP był maksymalny. Powinny znaleźć się w nich nie tylko preferencje poszczególnych osób, ale również warunki, które mogą okazać się krytyczne do zawarcia umowy, które mogą być lub nie być spełniane przez dany system. Zdefiniowanie wymagać stawianych względem systemu ERP, może stać się okazją do weryfikacji istniejących już procesów oraz wpływu na poprawę i zwiększenie wydajności i efektywności całego przedsiębiorstwa. Rozpoczęcie wdrożenia nie będzie powodowało korzyści dla firmy, jeśli ma to na celu jedynie zautomatyzowanie już istniejących i przede wszystkim błędnie działających procesów. Wybór systemu i jego wdrożenie, powinno wiązać się z chęcią uzyskania jak najlepszych efektów dla całej organizacji.
Zwrot z inwestycji w przypadku danej firmy
Jakiego zwrotu z inwestycji w system ERP spodziewa się Twoja firma? Jednym z równie ważnych aspektów, jakie warto poruszyć przed zakupem i wdrożeniem systemu, jest ocena łącznego kosztu związanego z całym procesem, który jest różny w przypadku każdego z dostawców, oraz korzyści, jakie z tego tytułu będzie można osiągać.
Zmiana systemu ERP na inny
Zmiana systemu ERP to dość powszechna rzecz, mimo iż wydaje się ze do decyzja raczej niezmienna. Najczęstszą przyczyną podjęcia decyzji o zmianie systemy ERP na inny jest niespełnianie oczekiwań. Po latach a nawet miesiącach przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że system nie spełnia stawianych mu wymagań.
Innym powodem jest ograniczenie oprogramowania w rozwoju naszej firmy. Zamknięte mechanizmy oprogramowania są bólem dla przedsiębiorcy, który chciałby rozwijać firmę, czy zmodyfikować produkcję pod kątem wyzwań rynkowych a system mu na to najzwyczajniej nie pozwala.
