W dziale księgowym program finansowo-księgowy. W dziale kadr, program do obsługi kadr. W magazynie – jakiś program magazynowy. Szefom firmy dane do ich arkuszy kalkulacyjnych wpisuje raz na tydzień sekretarka. Tak wygląda rzeczywistość w wielu przedsiębiorstwach. Rozproszone, nie współpracujące ze sobą programy komputerowe, każdy dział pracujący na oddzielnym oprogramowaniu, brak wymiany informacji. Efekt? Teoretycznie jedna firma składa się z poniekąd „oddzielnych” organizacji, o różnych standardach dokumentów, ograniczonych możliwościach wymiany danych oraz braku świadomości o poczynaniach innych działów. Rozwiązanie? Wdrożenie jednego systemu dla całej firmy, integrującego w jednej platformie informatycznej wszelkie procesy w niej realizowane.
W jedności siła
W wielu firmach ciągle jeszcze działa model informatyzacji sprzed nawet dwóch dekad, przy czym chodzi nie tyle o sprzęt (bo ten z reguły jest wymieniany co kilka lat), ale podejście do zastosowania informatyki w firmie. Stąd właśnie wciąż są bardzo popularne programy obsługujące cząstkowe obszary aktywności firmy: księgowe, finansowe, kadrowe, magazynowe, handlowe, bazy klientów. Bywa, że część tych funkcji jest realizowana za pomocą programów wchodzących w skład popularnych pakietów biurowych czy ogólnodostępnych programów „pudełkowych”.
Taki sposób informatycznego wsparcia firmy to już jednak zupełny anachronizm. Technologie które jeszcze niedawno były dostępne tylko dla dużych firm (producentów motoryzacyjnych, lotniczych, dużych centrów logistycznych) znacznie się upowszechniły oraz potaniały. Teraz stworzenie systemu „skrojonego na miarę”, dokładnie według potrzeb firmy, nie oznacza już bardzo dużych wydatków. System kompleksowego zarządzania zasobami firmy znajduje się obecnie w finansowych możliwościach każdego średniego przedsiębiorstwa. A wymierne korzyści które daje wdrożenie takiego systemu, zwracają jego koszty w ciągu zaledwie kilku miesięcy.
ERP, system który scali firmę
System ERP, czyli planowania zasobów przedsiębiorstwa, to jednolita platforma informatyczna, realizują wszelkie funkcje i procesy w przedsiębiorstwie: finansowo-księgowe, zarządzania personelem, magazynowe, handlowe, sprzedaży, obsługi relacji z klientami, kontroli zamówień oraz produkcji, a także controllingu i zarządzania. Niewątpliwą zaletą ERP system jest to, że jest to w istocie jeden system, mogący realizować różne funkcje. Scalenie oraz elastyczność oznacza zaś mniejsze koszty z jednej strony, a z drugiej wzajemną kompatybilność wszystkich funkcji. Dla menedżerów firmy oznacza zaś natychmiastowy dostęp do wszelkich informacji dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa.
